Zacznij od miejsca warsztatu w programie
Ustal, czy zajęcia mają otwierać wieczór, odbyć się przed kolacją czy być osobnym punktem wyjazdu. Podaj prowadzącym, co zaplanowano bezpośrednio wcześniej i później.
Wybierając 60 lub 90 minut, uwzględnij czas na zebranie grupy. Jeśli oficjalna część się przedłuży, potrzebna jest osoba, z którą można na miejscu uzgodnić kolejność programu.
Zbierz informacje o uczestnikach
Przybliżona liczba osób wystarczy do pierwszego zapytania. Ważne są też język prowadzenia i to, czy grupa zaczyna od zera. Nie zbieraj deklaracji umiejętności od każdego pracownika, program może być przygotowany dla początkujących.
W zaproszeniu wyjaśnij, że można tańczyć solo, a w wariancie w parach zmiana partnerów jest dobrowolna. Pozwala to uniknąć niepotrzebnych obaw.
Sprawdź przestrzeń
Nie musi to być studio tańca. Potrzebny jest obszar bez stołów, przewodów i innych przeszkód, na którym uczestnicy mogą swobodnie zrobić krok i obrócić się. Liczbę osób dopasujemy do rzeczywistych warunków.
Do 15 osób możemy zapewnić salę. Przy większej grupie uzgadniamy odpowiednią przestrzeń klienta. Opis lub zdjęcie układu pomieszczenia pomaga w rozmowie organizacyjnej.
Ustal nagłośnienie i prowadzenie
Zapewniamy nagłośnienie i prowadzimy po polsku lub angielsku. Warto wcześniej ustalić dostęp do miejsca, możliwość przygotowania sprzętu oraz inne źródła dźwięku działające w tym samym czasie.
Standardowo prowadzimy razem. Jeśli plan wymaga zajęć z jednym z nas, opisz to w formularzu. Dobieramy formę do charakteru grupy.
Zapytaj o wycenę i potwierdź ustalenia
Napisz termin, miejscowość, liczbę osób i wybrany czas. Jeżeli nie masz jeszcze daty, podaj rozważany okres. Cena jest indywidualna; odpowiedź otrzymasz w ciągu 24 godzin, także w weekendy.
Przy rezerwacji pobieramy zaliczkę. Zmianę daty trzeba uzgodnić z nami i potwierdzić dostępność. Możemy zapewnić dokument rozliczenia.
Lista przed wydarzeniem
- Potwierdzona godzina rozpoczęcia i czas warsztatu.
- Ustalona osoba do kontaktu na miejscu.
- Przygotowana przestrzeń i dostęp dla prowadzących.
- Informacja dla uczestników o wygodnym ubraniu.
- Uzgodniony język i forma solo lub w parach.
Te ustalenia pomagają sprawnie rozpocząć spotkanie. Nie trzeba tworzyć skomplikowanego scenariusza, wystarczy spójny plan znany organizatorowi i prowadzącym.
Co powinna zawierać pierwsza wiadomość?
Możesz wysłać opis w kilku zdaniach: „Planujemy integrację w Krakowie, około 25 osób, sala hotelowa po kolacji. Interesuje nas 60 minut zajęć po polsku. Mamy przestrzeń po odsunięciu stołów”. To przykładowe zapytanie, nie opis zrealizowanego wydarzenia.
Jeśli coś jest jeszcze nieustalone, zaznacz to. Przy pierwszej rozmowie ważniejsze są warunki wydarzenia niż szczegółowa lista ćwiczeń. Program dobieramy później. Zapytanie wyślesz ze strony warsztatów dla firm.
Kto odpowiada za ustalenia na miejscu?
Wyznacz osobę, która potwierdzi dostęp do sali, przygotowanie przestrzeni i godzinę rozpoczęcia. Warto, żeby znała również sąsiednie punkty programu. Jeżeli przemówienia się przedłużą, będzie wiadomo, z kim ustalić dalszy przebieg.
Przed wydarzeniem potwierdźcie na piśmie czas zajęć, język, miejsce i zakres wyceny. Ustalcie sposób rozliczenia oraz warunki ewentualnej zmiany daty. Nie zakładajcie, że wysłany formularz sam w sobie blokuje termin.
