Zacznij od miejsca warsztatu w programie
Ustal, czy zajęcia mają otwierać wieczór, odbyć się przed kolacją czy być osobnym punktem wyjazdu. Podaj prowadzącym, co zaplanowano bezpośrednio wcześniej i później.
Wybierając 60 lub 90 minut, uwzględnij czas na zebranie grupy. Jeśli oficjalna część się przedłuży, potrzebna jest osoba, z którą można na miejscu uzgodnić kolejność programu.
Zbierz informacje o uczestnikach
Przybliżona liczba osób wystarczy do pierwszego zapytania. Ważne są też język prowadzenia i to, czy grupa zaczyna od zera. Nie zbieraj deklaracji umiejętności od każdego pracownika — program może być przygotowany dla początkujących.
W zaproszeniu wyjaśnij, że można tańczyć solo, a w wariancie w parach zmiana partnerów jest dobrowolna. Pozwala to uniknąć niepotrzebnych obaw.
Sprawdź przestrzeń
Nie musi to być studio tańca. Potrzebny jest obszar bez stołów, przewodów i innych przeszkód, na którym uczestnicy mogą swobodnie zrobić krok i obrócić się. Liczbę osób dopasujemy do rzeczywistych warunków.
Do 15 osób możemy zapewnić salę. Przy większej grupie uzgadniamy odpowiednią przestrzeń klienta. Opis lub zdjęcie układu pomieszczenia pomaga w rozmowie organizacyjnej.
Ustal nagłośnienie i prowadzenie
Zapewniamy nagłośnienie i prowadzimy po polsku lub angielsku. Warto wcześniej ustalić dostęp do miejsca, możliwość przygotowania sprzętu oraz inne źródła dźwięku działające w tym samym czasie.
Standardowo prowadzimy razem. Jeśli plan wymaga zajęć z jednym z nas, opisz to w zapytaniu. Dobieramy formę do charakteru grupy.
Zapytaj o wycenę i potwierdź ustalenia
Napisz termin, miejscowość, liczbę osób i wybrany czas. Jeżeli nie masz jeszcze daty, podaj rozważany okres. Cena jest indywidualna; odpowiedź otrzymasz w ciągu 24 godzin, także w weekendy.
Przy rezerwacji pobieramy zaliczkę. Zmianę daty trzeba uzgodnić z nami i potwierdzić dostępność. Możemy zapewnić dokument rozliczenia.
Lista przed wydarzeniem
- Potwierdzona godzina rozpoczęcia i czas warsztatu.
- Ustalona osoba do kontaktu na miejscu.
- Przygotowana przestrzeń i dostęp dla prowadzących.
- Informacja dla uczestników o wygodnym ubraniu.
- Uzgodniony język i forma solo lub w parach.
Te ustalenia pomagają sprawnie rozpocząć spotkanie. Nie trzeba tworzyć skomplikowanego scenariusza — wystarczy spójny plan znany organizatorowi i prowadzącym.